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Conducción de reuniones

De vez en cuando, el aspecto de informalidad que es inherente a un grupo que tiene intereses comunes y un sentido de la camaradería debe dar lugar a una conducta más formal para que una reunión sea mantenida estrictamente dentro de sus propósitos.

Para este fin cada presidente debe tener cabal conocimiento de qué tipo de control debe ejercerse y en qué momento especial.

Cuando hay una gran asamblea con un propósito determinado, tal como una asamblea anual para la elección de funcionarios, aprobación de informes y balance, será necesario preparar un control descrito como Procedimientos parlamentarios, Reglas parlamentarias o cualquier otro nombre que tuvieren. En todos los países se sigue un sistema similar.

Es parte del entrenamiento de aquellos que deseen participar en una organización, conocer y estar versados en las reglas o procedimientos de debate, bajo el método más formal de control de reuniones.

Si bien estas reglas son aptas para una asamblea formal numerosa, su uso en grupos pequeños podría resultar contraproducente.

Las reglas de procedimientos parlamentarios son necesarias donde las discusiones podrían resultar incontrolables de manera menos formal. Un control más estricto no significa necesariamente restricción en el uso de la palabra; mas bien reside en el hecho de que los presidentes eliminan la repetición y estimulan las opiniones de todos los sectores sobre un mismo asunto.

Muchas veces es confuso el resultado de un debate debido a enmiendas, mociones de orden o pedidos de información. El presidente debe asegurarse de que la marcha del debate es comprendida por todos los participantes.

Antes de considerar los procedimientos parlamentarios, insistiremos en la importancia de que el presidente esté preparado ANTES de asistir a la reunión.

El secretario consultará al presidente sobre la preparación del orden del día. Si fuera necesario algún conocimiento o información especial para tratarun asunto, una consulta previa a la autoridad o fuente del conocimiento, facilitará el trabajo en la reunión.

Una vez dado por sentado que los requisitos mecánicos están en condiciones, que se ha remitido la correspondencia con la información necesaria, se ha puesto en circulación el orden del día, se ha decidido el lugar, la fecha y la hora, se estará en condiciones de dirigir la reunión.

A esta altura deberá especificar que la reunión será llevada a cabo bajo REGLAS PARLAMENTARIAS e invitará a presentar mociones formales, informando sobre el uso de la palabra e indicando el tiempo de que dispondrán para exponer las mociones.

Se nombrará un ayudante o secretario para controlar los oradores y para ayudar al presidente en su tarea. La tarea específica del secretario es la de asentar las mociones formales expuestas y los asuntos de la reunión.

Desde el punto de vista de los miembros, es un valioso entrenamiento la posibilidad de expresar sus deseos en la forma cabal de una "moción". Las consideraciones previas consignadas en el orden del día les harán conocer los asuntos proyectados y preparados. La manifestación de sus deseos puede, de tal modo, transformarse en una concisa y clara expresión respecto de determinada acción formal.

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