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Curso JCI de entrenamiento directivo

  1. Hasta tanto el comité no haya hecho los arreglos para el salón de reunión y haya fijado las fechas, conseguido los conferencistas para el curso completo y cuente con materiales, no estarán listos para "lanzarse" o comenzar sesiones de entrenamiento directivo.
  2. Promuevan la participación de todos los miembros de su cámara. En la ocasión que consideren más oportuna, informen a los mismos sobre las materias que cubre el curso y cómo se va a llevar a cabo. También deben publicar avisos en la revista de la cámara y en la prensa local, así como distribuir boletines especiales.
  3. Preparen una mesa en el salón de reuniones de la cámara para el registro de los miembros en el curso. Usen la lista de estudiantes para promover el curso y para enviarles recordatorios y nota sobre el mismo. Preparen tarjetas con los nombres de los estudiantes para que las usen prendidas a sus solapas en cada sesión.
Duración del curso:

30 horas
Sesiones de 3 horas semanales durante 10 semanas.
Recesos de 30 minutos durante cada sesión para tomar café o un bocado.

Sesión Nº 1

Reproduzcan y distribuyan los detalles del curso entre todos los estudiantes.

Preparación:

Una charla debe ser programada como un viaje. Prepararla es pensarla en voz alta, construirla es proyectarla. La charla comprende: una apertura, un cierre y un contenido formal intermedio.

Apertura:

Hágalas cortas e informales. Evite las llamadas historias humorísticas. Las historias humorísticas son poco amenas de por sí. No se disculpe de nada, a los escuchas no les gustan las disculpas.

Se sugieren los siguientes métodos de apertura:

  1. Agrade al auditorio con alguna referencia local u observación sobre algún otro orador.
  2. Inicie con alguna cita famosa o algún hecho que despierte la curiosidad.
  3. Comience con un ejemplo preciso.
  4. Empiece con un relato de interés humano.
  5. Introduzca un clímax.
Terminación:

El final debe ser cuidadosamente preparado de antemano, pues es la parte más importante del discurso y la que seguramente quedará en la memoria del auditorio.

Resuma brevemente los puntos principales del discurso.

Exhorte a la acción.

Brinde un sincero cumplido al auditorio.

Cite un pasaje de la Biblia.

Produzca un clímax.

Cuerpo:

Comprende sus argumentos, la razón de su exposición. Debe estar lleno de ejemplos e ilustraciones.

Alocución:
  1. Usar notas sólo en caso de necesidad.
  2. Dirigirse al auditorio en forma correcta y expresiva.
  3. Presentarse con una actitud de simpatía hacia el auditorio.
  4. Demuestre sinceridad y entusiasmo.
  5. Si pierde la ilación del discurso, vuelva al último punto tratado pero no lo repita palabra por palabra.

Preparen las tarjetas con los nombres según vayan llegando, para que las prendan a sus solapas. Tan pronto se declare abierta la sesión, se le pedirá a cada estudiante que presente al compañero que le queda al lado. En esta primera sesión deberán también ser presentados a los estudiantes el director del curso, los miembros y directores del comité de Entrenamiento Directivo y cualquier invitado.

¿Qué es la Cámara Junior?
Quién habla:

Un junior local prominente, tal vez el ex presidente inmediato o un junior de su cámara que goce de influencia y respeto.

De qué debe hablar:

Debe hablar sobre su cámara local, sus objetivos y organización. Bien puede usar una serie de gráficos que pueda presentar con facilidad para mostrar el árbol genealógico de la cámara, la estructura directiva y de comité, sus responsabilidades. El orador deberá, además, relatar brevemente la historia de la cámara.

Concedan 10 minutos para preguntas y respuestas.

Luego, el mismo orador cuenta la historia, objetivos y estructura de las organizaciones de Cámara Junior en los niveles local, nacional e internacional. Esta información puede ser también ilustrada con gráficos que muestren la estructura de organización y la cadena de responsabilidades.

¿Qué es la Cámara Junior Internacional?
Quién habla:

Esta plática deberá estar a cargo de un ex ejecutivo JCI o de un junior local que sea un conocedor de la Cámara Junior Internacional.

De qué debe hablar:

Ofrecerá una breve historia de la Cámara Junior Internacional: cuándo se formó, por qué, sus objetivos. Informará lo que es la JCI y cómo funciona a través de las diez comisiones. El orador puede hacer uso de mapas y/o gráficos para ilustrar las distintas localizaciones geográficas de las Naciones Miembros JCI. Debe explicar lo que la JCI puede hacer por la Cámara en el nivel local y los servicios que provee.

Concedan 10 minutos para preguntas y respuestas.

Sesión Nº 2

Repaso de la Sesión Nº 1 e información previa sobre la Sesión Nº 2.

Qué es la Dirección
Quién habla:

Un experto en sociología, tal vez un hombre de negocios prominente o el presidente de una corporación que esté reconocido como un experto por haber alcanzado la posición que ocupa, y que tenga experiencia como dirigente. Traten de conseguir un orador que sea, además, ex miembro de Cámara Junior.

De qué debe hablar:

El orador hablará alrededor de 20 minutos sobre las prácticas y principios del liderazgo.

Deberá definir los tipos de líderes y mencionar algunos ejemplos de cada tipo. Para ejemplos básicos de prácticas y principios directivos, ver la última parte de este manual.

Concedan 10 minutos para preguntas y respuestas.

Reacciones hacia el liderazgo
Qué pasa:

El Director del Curso selecciona a cinco estudiantes que pasan a sentarse frente a la clase.

Qué discuten:

Además de los tipos de líderes descriptos por el orador, cada uno de los cinco estudiantes seleccionados discutirá el tipo de liderazgo al cual él responde mejor.

Cada estudiante cita ejemplos y basa su discusión en experiencia y observaciones personales.

Conclusión de discusión

El orador principal cierra la discusión de los cinco estudiantes con un resumen breve de los puntos que han sido levantados por éstos y con sus observaciones personales.

Concedan 10 minutos para preguntas y respuestas.

Sesión Nº 3

Facilidades de comunicación
Quién habla:

El orador debe ser una persona con facilidad de expresión, que domine "el arte de transmitir".

De qué debe hablar:

Informará sobre la importancia de las buenas comunicaciones, lo que significan las buenas técnicas de comunicación en el liderazgo, medios de comunicación, métodos de comunicación, su estructura, medios informales de comunicación y las causas de las comunicaciones pobres.

Concedan 5 minutos para preguntas y respuestas.

El arte de dirigir discusiones

El orador explica el papel del líder durante discusiones, el valor de estimular a los miembros que no son comunicativos a que contribuyan a la discusión, el propósito de la discusión y sus requisitos y varias técnicas usadas para desarrollar la discusión. A continuación ofrecemos dos ejemplos de técnicas para mejorar discusiones.

  1. Grupos de discusión (en inglés son conocidos como "Buzz Groups")

    Los grupos de discusión se usan cuando es necesaria la discusión amplia de un problema para poder explotar todos los caminos de un aspecto en particular de ese problema o situación. Están compuestos de no más de ocho personas y diseñados para dar a cada uno la oportunidad de participar en las discusiones, de manifestar sus ideas, contribuir a la meta de progreso, de adquirir experiencia en la dirección de discusiones y redacción de informes.

    Guía para entrenamiento directivo

    Pueden hacer una demostración de la aplicación práctica del valor de los Grupos de Discusión, si así lo desean. El director del curso divide los estudiantes en grupos de no más de ocho alrededor del salón. Basta con mover las sillas en tal forma que los grupos queden independientes unos de otros.

    Luego que cada grupo haya nombrado un director, el director del curso estimulará la discusión pidiendo a éstos que consideren la solución de un problema en particular (un problema o situación local de actualidad), cómo pueden mejorarse las reuniones generales de miembros, quiénes pueden hacer buenos oradores de honor, etc.

    Concedan 20 minutos a los grupos de discusión para trabajar.

    Al terminar el tiempo concedido, el Director del Curso pone fin a las discusiones y pide a cada director de grupo que en dos minutos rinda un informe de la discusión llevada a cabo en su grupo y la solución que recomienda al problema presentado.

  2. Creación de ideas (en inglés "Brainstorming")

    Creación de ideas es un método usado para estimular la habilidad creativa de los estudiantes. Puede usarse lo mismo en reuniones pequeñas que grandes y se recurre a él cuando la reunión se desorienta al enfrentarse a un problema. Para que "creación de ideas" sea un éxito debe traer como resultado nuevas ideas o soluciones a los problemas discutidos. Esta técnica es muy valiosa, pues provee al líder de varias formas creativas para resolver viejos problemas, mejora las fuerzas creativas, permite descubrir talentos en forma rápida, ahorra horas de investigación, mejora las comunicaciones, provee una serie de ideas nunca antes ensayadas y un método en el que aun los más callados participan en la discusión.

    El Director del Curso puede demostrar cómo opera una sesión de Creación de ideas, si así se desea. Este debe nombrar a un miembro para que tome nota de todas las ideas sugeridas. Luego presenta un problema típico local y solicita ideas para solucionarlo. Todas las ideas son registradas en su texto original, todas son tomadas en serio, pues las ideas que a veces parecen ser las más tontas pueden conducir a la solución del problema.

    Concedan 10 minutos a la sesión de "creación de ideas".

    Luego que el Director del Curso haya recibido todas las ideas sugeridas, informará sobre el curso de acción a tomarse. Se considerarán inmediatamente o se hará una selección antes. También debe anunciar el número de ideas que fueron presentadas durante la sesión.

Sesión Nº 4

Procedimientos parlamentarios (Parte I)
Quién habla:

Una autoridad reconocida en reglas de reuniones formales.

De qué habla:

"¿Por qué tener reglas formales para el control de reuniones?".

Un segundo orador: Luego, un ejecutivo de la Cámara o el Director del Curso de Entrenamiento Directivo deberá redactar un texto de una moción sencilla.

Reunión simulada

El "segundo" orador convierte la sesión en una reunión simulada para discutir una moción típica en esta forma: Estimula a algún estudiante para que presente una moción, pide que se secunde esta moción, invita a los concurrentes a discutirla, pide que se someta a votación y declara el resultado de la votación. Cada paso en la presentación de la moción es explicado y comentado por el orador original, la autoridad reconocida. El orador original o autoridad invitada comenta sobre el uso y limitaciones de las enmiendas. El "segundo" orador pide se presente otra moción y que sea secundada, pero en esta ocasión enmendada. La enmienda es sometida, discutida, votada e incorporada a la moción principal. La moción principal, luego de enmendada, es discutida y se somete a votación; por último se anuncia el resultado.

Concedan 10 minutos para preguntas y respuestas por la autoridad invitada.

Requisitos para la reunión

Uno de los ejecutivos de la Cámara o el Director del Curso de Entrenamiento Directivo discute el número básico requerido (quórum) para constituir un comité formal o reunión de la Cámara y el "orden de asuntos". El Secretario de Actas de la Cámara habla brevemente sobre lo que envuelven las actas o minutas de una reunión, cómo prepararlas y su importancia y valor.

Concedan 10 minutos para preguntas y respuestas por el ejecutivo y secretario de la cámara.

La autoridad invitada hará luego un resumen de sesión.

Sesión Nº 5

Procedimientos parlamentarios (Parte II)
Quién habla:

Preferiblemente la misma autoridad de la sesión anterior.

De qué habla:

La autoridad invitada bosqueja a los estudiantes la "moción formal", su texto, propósitos, métodos para manejarla y resultados de su uso.

Concedan 10 minutos para preguntas y respuestas por la autoridad invitada.

Guía para el entrenamiento directivo

Luego el orador explica "los puntos de orden", cómo se usan, cuándo y cómo deben manejarse.

Concedan 5 minutos para preguntas y respuestas por la autoridad invitada.

El orador explica los deberes, funciones y responsabilidades de la persona que preside o conduce la reunión.

Concedan 5 minutos para preguntas y respuestas.

El Director del Curso organiza una reunión simulada con los estudiantes como participantes. Sugiere una situación cualquiera que requiera el manejo de mociones formales. Un estudiante puede presentar una moción como "que esta cámara conduzca un programa de seguridad", o algo similar. Cada estudiante debe ocupar por turno la presidencia para manejar la moción, las enmiendas y cualquier punto de orden que pueda surgir. Fijen un límite de cinco minutos para cada estudiante para ocupar la presidencia y sugieran nuevas mociones, según sea necesario.

La autoridad invitada comenta sobre cada estudiante según vayan presidiendo la reunión, y corrige cualquier error en el momento en que lo comenta.

Concedan 10 minutos para preguntas por la autoridad invitada.

Sesión Nº 6

La importancia de la organización en el liderazgo
Quién habla:

Un consultor en administración que sea especialista en organización de grupos y proyectos.

De qué habla:

Debe discutir los principios, prácticas y valor de una buena organización, propósitos fundamentales de organización, los instrumentos de organización y sus usos. Organización en términos de personas y objetivos, y cómo controlar las primeras para lograr lo segundo. Discutirá el valor de las consultas con todas las personas envueltas en un proyecto antes de lanzarse a un programa.

La importancia de la consulta y organización puede enfatizarse en la siguiente forma: A cada estudiante se le da un número de hojas grandes de papel con las siguientes preguntas en la parte superior de los papeles:
¿Por qué estamos haciendo este proyecto?
¿Qué vamos a lograr?
¿Cuándo se va a lograr?
¿En qué forma va a ayudar a nuestro propio grupo o comunidad?
¿Cuántos miembros de comité o ayudantes necesitaremos?
¿Cuánto dinero se necesitará y dónde lo conseguiremos?
¿Dónde podemos conseguir ayuda adicional fuera de nuestra cámara en caso de necesitarla?

El Director del Curso sugiere un proyecto tal como: ¿Cómo conducir una campaña de donantes de sangre?, y les da 15 minutos a los estudiantes para que contesten a las preguntas.

Una vez pasados los 15 minutos se anotan las ideas de todos los estudiantes en una pizarra o en un papel grande para enfatizar el valor de la colección de ideas. Se examina el valor relativo de cada idea. El grupo debe establecer una "secuencia de eventos" y fijar "las fechas límites del proyecto". El Director de la Sesión de Entrenamiento Directivo invita a uno o más estudiantes a que lleven a cabo el proyecto seleccionado. Luego se le pide al orador que comente sobre el proyecto y organización según ha sido planeada, y que sugiera algunos pasos para su implantación.

Concedan 10 minutos para preguntas y respuestas por el experto en organización.

Sesión Nº 7

Cómo formar un comité y hacerlo funcionar
Quién habla:

Un ejecutivo destacado de la Cámara o el Director del Grupo bosquejan los métodos apropiados para la formación de un comité y cómo hacerlo funcionar.

De qué habla:

Explica cómo seleccionar el personal, cómo combinar los servicios de miembros con experiencia con los de aquéllos que la buscan, cómo determinar y bosquejar los propósitos y curso de acción de un comité, el valor de las buenas prácticas financieras presupuestarias, incluyendo la importancia de operar dentro del presupuesto establecido, cómo mantener el interés y la asistencia a las reuniones de comité. Debe bosquejar la estructura de la organización de un comité típico y explicar la cadena de autoridad, cómo delegar responsabilidades y la necesidad de que cada miembro del comité sepa quién es responsable de qué, ante quién y cuándo.

El orador debe discutir el arte de "aguijonear" e investigar lo que otros hacen, y citar ejemplos. Debe enfatizarse el valor y propósito de informes periódicos de cada miembro de comité según vaya progresando el proyecto. Explicar cómo puede escribirse un buen informe de actividades, sus ingredientes, hechos, cifras y recomendaciones para acción posterior.

Concedan 10 minutos para preguntas y respuestas por el orador.

Sesión Nº 8

Oratoria efectiva - Parte I
Quién conduce las clases

Invitan a una autoridad en oratoria (tal vez a un maestro de oratoria de la localidad o un individuo de reconocida habilidad y entrenamiento en oratoria)-

Guía para Entrenamiento Directivo
Qué hace:

Actúa como introductor en las clases de oratoria y habla sobre los siguientes temas:

Cómo escribir un discurso.
Cómo prepararse para pronunciar un discurso.
Cómo hablar con notas o sin ellas.
Cómo ganar la atención del público y comenzar un discurso.
Cómo dirigirse a la presidencia y al público.
Cuál es la posición correcta al estar de pie, los gestos y ademanes.

Concedan 10 minutos para preguntas y respuestas por el instructor.

El director del curso le asigna a cada estudiante la tarea de preparar un discurso de tres mintuso sobre un tema de su propia selección para pronunciarlo en la sesión de la próxima semana.

Sesión Nº 9

Oratoria efectiva - Parte II
Quién conduce la sesión:

La misma autoridad en oratoria efectiva de la sesión anterior.

Qué sucede:

Todos los estudiantes "entran en calor" diciendo en voz alta, a coro: "La buena oratoria pública es cuestión de práctica, práctica y más práctica", y lo repiten vairas veces. (Algunos de los estudiantes estarán en tensión y nerviosos, y este ejercicio los ayudará a relajarse).

A cada estudiante se le da un turno para que, de frente a la clase, pronuncie el discurso que ha preparado. Luego de que todos hayan hablado, el grupo selecciona los tres mejores discursos y analiza su preparación, contenido y la forma en que ha sido pronunciados. El instructor compara los discursos de su selección con aquéllos del grupo, en caso de que no coincidan, y explica el por qué de su elección.

Como continuación de esta sesión, estimulen al estudiante que haya pronunciado el mejor discurso para que lo repita ante sus compañeros juniors en una reunión general de miembros.

Sesión Nº 10

Examen y graduación
Quién conduce esta sesión:

El Director del Curso ofrece los exámenes y el Presidente de la Cámara pronuncia el discurso de graduación y presenta los certificados y premios.

Examen:

El examen debe contener de 20 a 30 preguntes sobre CÁMARA JUNIOR (Local, regional, estatal, provincial, nacional e internacional) y puede ser preparado por el mismo junior prominente que habló durante la sesión Nº 1. Se les da diez minutos a los estudiantes para que contesten el examen, se les permite que ellos mismos lo corrijan. La segunda parte del examen comprende una reunión formal de los estudiantes en la cual se presenta una moción y se selecciona a un estudiante para que maneje la discusión de la misma. Una vez resuelta la moción, concedan diez minutos para que los estudiantes discutan el beneficio de haber introducido otras técnicas de reuniones, como Grupos de Deliberación o Tormenta de Ideas, para obtener mejores resultados, y en qué momento debió hacerse.

Cuestionario:

Se debe distribuir un cuestionario impreso entre los estudiantes para que lo contesten. Este debe incluir, por lo menos, las siguientes preguntas:

  • ¿Qué parte del curso necesita de más estudio y práctica?
  • ¿Con qué frecuencia deben ofrecerse estos cursos?
  • ¿El curso fue muy largo o muy corto?
  • ¿En qué aspectos deben concentrarse en el próximo curso?
Graduación:

Todo estudiante que haya asistido a las sesiones de entrenamiento regularmente y que haya completado el curso con éxito, deberá recibir reconocimiento durante la graduación. Bien pueden presentarles desde un simple diploma preparado localmente hasta placas de bronce grabadas. Esto debe decidirlo su comité tomando en consideración los medios económicos de la cámara y las reglas establecidas en el pasado. La entrega de diplomas deberá hacerse individualmente a cada estudiante por el Presidente de la Cámara, una vez que haya pronunciado breves palabras de estímulo y desafío a aquéllos presentes.

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