Newsletter Aerolatino-Geba | Manual Junior | Cuarta Parte La Dirección

Técnicas de organización

Planeamiento de los programas

El planeamiento de los programas debe comenzar con los objetivos y propósitos del grupo como base. Cada año sus propósitos serán interpretados y producirán el efecto proyectado. La programación deberá reflejar estos proyectos, explicando por qué y cómo. Al mismo tiempo deberá basarse en el examen de las necesidades de la comunidad, a fin de extraer proyectos convenientes que sean motivos valederos para el tiempo y el esfuerzo de cada miembro. Recuerde que usted no está precisamente para mantener a sus miembros ocupados, sino mejor para aportar algo a la vida de cada miembro y desarrollo en la vida de su comunidad. Es igualmente importante en la programación conocer los intereses de sus miembros. Esto significa una consulta permanente con ellos sobre sus intereses y, juntamente con ello, la prestación de un servicio de bien común para la comunidad. Consultar sus miembros involucra hacerles considerar cuidadosamente qué se ha hecho de valor y por qué; solicitándoles ideas y sugerencias, los asociados quedan comprendidos y comprometidos para la programación. "Esto faculta para hacer compartir responsabilidades y provee a los miembros una oportunidad de contribución". Consultar resulta así bilateral. Las ideas y sugerencias de los miembros deben ser alentadas y han de dar razones por la causa de adopción o de rechazo. Si la programación se ha hecho en torno a amplios propósitos de la organización, relacionándola con las necesidades de sus miembros, se estará sobre el camino del éxito. Una vez que se ha detallado profundamente lo programado en los términos, causas y proyectos, su propio paso será considerar los métodos a usarse para dar variedad a las reuniones y proveer la mayor participación junior.

¿Qué programa debemos adoptar?

Todos los miembros

Tema: Clase de programa que se desea implantar en el año próximo.

Si desea participar en la confección del programa para este año, llene este cuestionario y entréguelo al final de la reunión:

  1. Yo estoy interesado en:
        Bastante Regular Nada
    a. Aprender más sobre mecanismos de gobierno.
    b. Oratoria.
    c. Relaciones Públicas
    d. Ser mejor dirigente.
    e. Relaciones internacionales.
    f. Determinar los problemas mayores de la comunidad y ver qué se puede hacer acerca de ellos.

     

  2. Nuestra organización necesita:
    1. Más recursos.
    2. Más miembros.
    3. Más actividad social.
    4. Mejores programas.
    5. Menos apatía.
       
  3. Los cinco problemas más importantes de nuestra comunidad, en los cuales nuestra organización podría hacer algo:
    1. ...
    2. ...
    3. ...
    4. ...
    5. ...

Firmado (es optativo)

Análisis de funcionamiento

Después de planeada y encaminada la programación es importante conocer la opinión de los miembros acerca de la consideración brindada a sus anteriores sugerencias. He aquí un ejemplo de examen analítico que ayudará a estar informado y aportará soluciones útiles sobre lo que se hará en lo sucesivo o lo que no se hará y lo que se ha descartado. Cada pregunta deberá invitar a algo más que un sí o un no en calidad de respuesta.

Planilla para análisis de funcionamiento

¿Qué opina de esta reunión? Por favor, sea franco. Sus comentarios ayudarán a mejorar nuestras reuniones futuras.

  1. ¿Qué fue lo que más le agradó en la reunión de hoy?
    ....
  2. ¿Qué fue lo que menos le agradó en la reunión de hoy?
    ...
  3. ¿Cómo podrá realizarse nuestra próxima reunión?
    ...
  4. ¿Cómo hubiera Ud. calificado a esta reunión? Excelente? Buena? Regular? Pobre? (Marque solamente una).

Usted no necesita firmar esto.

Plan de trabajo anual

Muchas organizaciones van a la deriva a lo largo del año por carecer de un definido plan de acción.

Con un plan de trabajo anual correctamente estructurado, los objetivos de la organización serán mejor visualizados y por ende el entrenamiento directivo de sus miembros será más completo.

A principios de año todos los juniors del Capítulo serán invitados a comentar ideas acerca de las actividades a desarrollar. Esto puede hacerse por creación de ideas, grupos de discusión o cuestionarios especiales o buzón de ideas.

Se preparará una agenda de actividades, mes por mes, en la que se deberán considerar los períodos de cumplimiento de los distintos programas.

El plan de trabajo anual será preparado teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes factores:

  1. Que se ajuste al máximo posible al plan aprobado por la Organización Nacional, de la que se forma parte.
  2. El material humano disponible.
  3. Que exista una razonable variedad de actividades.
  4. Que las fechas de los eventos más importantes sean consideradas, a los efectos de enviar una adecuada representación.
  5. Que la planificación no resulte excesiva y permita la atención de los imprevistos.

El proyecto de plan de trabajo deberá ser estudiado por la Comisión de Medios y Recursos para la confección del presupuesto. La Comisión de Premios, en fecha oportuna, remitirá las nominaciones a la Convención Nacional.

La consulta constante al plan de trabajo anual de la Cámara evitará la desviación de propósitos y la consiguiente pérdida de esfuerzos.

Observaciones "In Situ"

Si la organización está interesada en algún problema determinado de la comunidad, la investigación sobre el terreno definirá mejor el problema.

Necesidades hospitalarias:

  • Visite los hospitales de su comunidad.
  • Visite salas de primeros auxilios.
  • Converse con los médicos y ayudantes sobre la atención de los pacientes.
  • Converse con los enfermos internados, etc.

Mejoramiento de parques o jardines públicos

  • Inicie una recorrida de todos los parques y lugares públicos.
  • Observe la disposición de los árboles u otras especies vegetales.
  • Observe la ubicación de juegos infantiles, etc.

Acercándose al objeto y siendo capaces de captar con visión y discutir luego en conjunto las aplicaciones de lo que se ha visto, se aumenta la posibilidad de encontrar soluciones al problema.

Simposios

Si puede variar el procedimiento de las conferencias clásicas invitando a más de una autoridad sobre el tema a tratar en el simposio, el organizador informará a los invitados sobre el desarrollo de la reunión e intereses de los participantes.

El organizador estimulará a los invitados con una serie de preguntas y ncurrencia realice el interrogatorio.

Los simposios provocan una participación amplia de los miembros demostrando, en forma más clara, dónde residen sus intereses.

Proyección de películas

Una película puede ser parte útil del programa. Su utilidad estará en proporción al cuidado con que será seleccionada para demostrar necesidades particulares, en el resultado conseguido después que haya sido exhibida. La gente no concurre a las reuniones precisamente para ver películas.

Podrá ver mejor las películas en el cine si quiere entretenimientos. El valor de las películas es mayor en el programa cuando ayuda a ilustrar algunos aspectos del tema que concierne a los miembros. Por esta razón, las películas a ser utilizadas requieren que su presentación y programación sean cuidadosamente planificadas.

Pasos de planificación

  1. Prevea. Debe ser previsto su contenido o tener Ud. una idea muy clara del mismo y de su adaptabilidad para lo propuesto.
  2. Estudie. Debe estudiarse detenidamente la forma en que la película puede servir mejor al objetivo buscado.
  3. Introducción. Debe ser introducida cuidadosamente y explicadas las razones de su exhibición.
  4. Comentarios. Después de exhibir la película, su verdadero valor se perderá si no se comenta para obtener el real significado referente al objetivo perseguido.

Qué resultado dará una película en su programa

Hará pensar a los miembros. Enfocará la atención hacia algún punto o principio. Puede resumir sucintamente un problema, acontecimiento o proceso complejo.

Para obtener el máximo resultado de una exhibición de películas, deberá prepararse un plan de debate. Este consistirá en tres o cuatro preguntas derivadas de la película y que evidencien el propósito genera que se tuvo para exhibirlas.

Todas las preguntas podrán ser amplias y generales si se ha explicado su importancia y demostrado en el temario de la programación al grupo antes de exhibirla. Ejemplo de pregunta general: ¿Qué fase de la película arrojó más luz sobre el tema? ¿Omitió la película las fases importantes del problema que se está discutiendo, así como lo entendíamos nosotros?

Discutiendo una película

Después de exhibir una película, deberá dividirse al auditorio en grupos convenientes de quince a veinte personas y pedirles que discutan las preguntas que se formularon en su presentación. Estas pueden ser consignadas en un pizarrón o impresas para que todos las vean. Cada grupo será requerido para que las discuta e informe posteriormente al plenario de la reunión sobre CADA pregunta o sobre una pregunta ESPECÍFICA. Las preguntas deberán ponerse a la vista de los grupos de manera que, viendo la película, los miembros se formulen las mismas preguntas mentalmente.

Después de un período de discusión que oscilará entre los cinco y los treinta minutos, de acuerdo con las preguntas y con el orden establecido, los grupos informarán a través de sus relatores al plenario.

Resumen

El uso exitoso de una película requiere los siguientes pasos:

  1. Decidir si una película es el mejor vehículo para solucionar un problema particular.
  2. Averiguar si la película necesaria se la puede obtener para la fecha indicada. Hay que solicitarla con la debida anticipación.
  3. Analizarla y preparar las preguntas necesarias que deberán formularse luego al auditorio.
  4. En el análisis, hacer un resumen de la película para poder presentarlo brevemente, recalcando su tema y su relación con el mismo.
  5. Trate de conseguir un buen proyector y un proyectista competente que prepará su máquina y probará la película antes de la reunión.
  6. Arregle el proyector y el salón de modo que todos puedan contemplar la película correctamente. El auditorio deberá poder sentarse dentro de un ángulo de 45° para obtener una buena visibilidad.
  7. Presente la película. Divida al auditorio en grupos y formule preguntas para discutir después de proyectada la misma.
  8. Apague las luces.
  9. Exhiba el film.
  10. Haga preguntas generales, breves, para aclarar cualquier punto oscuro o confuso.
  11. Los grupos discuten las preguntas establecidas.
  12. Los grupos informan.
  13. Resumen de las conclusiones a que llegaron.
  14. Si es necesario repita el film. Esto sucede a menudo cuando el temario ha originado controversias.

Desarrollo de un proyecto

A continuación se sugiere un procedimiento ordenado para el desarrollo de un proyecto, que cubre desde la investigación previa hasta su informe final.

  1. En una sesión de creación de ideas podrá determinarse hacia qué tipo de actividad existe preferencia.
  2. Se constituye un comité con el propósito de realizar una investigación previa.
  3. Dicho comité conducirá una encuesta sobre los siguientes aspectos:
    1. Potencial humano necesario.
    2. Etapas a desarrollar.
    3. Recursos necesarios.
    4. Instituciones o grupos que podrán colaborar.
    5. Publicidad recomendable.
  4. Este comité presenta un informe sobre la investigación realizada al Consejo Directivo con el PROYECTO ya delineado. Los juniors son invitados a considerar el proyecto que, con las enmiendas realizadas, es aprobado por el Consejo Directivo.
  5. El Consejo Directivo incluye el proyecto en el calendario de programas y designa al director del mismo.
  6. El director forma su comité preferentemente con aquellos juniors que participaron en la investigación previa y cuantos otros resulten necesarios.
  7. El comité distribuye las siguientes responsabilidades individuales: Publicidad, suministros, finanzas, secretaría, etc. Se acuerda fijar términos de cumplimiento para las distintas etapas del proyecto. Esto será registrado por el secretario y utilizado por el director como su principal guía de supervisión.
  8. Se prepara un plan general y cada miembro asume sus responsabilidades, consciente de la importancia que tiene su participación para el éxito final del proyecto.
  9. El proyecto será puesto en marcha una vez que el planeamiento se haya completado, iniciando una campaña publicitaria de lanzamiento y asegurado el apoyo de todos los juniors designados. Es importante archivar los informes del plan de trabajo.
  10. Una vez finalizado el proyecto se envían cartas de agradecimiento, se realiza una reunión final del comité y se redacta el informe final para ser elevado al Consejo Directivo.

El informe final debe ser redactado con sentido positivo para asegurar un análisis imparcial y que pueda servir de valioso antecedente para futuras realizaciones.

Objetivos y no métodos

Deben ser establecidos nuevos métodos de aprendizaje para encontrar nuevos objetivos educacionales y los métodos viejos adaptados continuamente, porque en cada grupo se usan con distinto propósito y para resolver diferentes problemas.

Pero siempre hay un peligro de enfatizar los sistemas o métodos. Esto no debe agrandarse tanto que se pierda el propósito para el cual se usó el método.

La pregunta nunca será: "¿Debemos usar Creación de Ideas o Grupos de Discusión en la reunión?, sino "¿Qué método será más oportuno para alcanzar nuestro objetivo?".

Trabajo en equipo

Si buscamos una mejor comprensión del entrenamiento directivo, debemos considerar los siguientes puntos:

  1. Comprender que el aspecto básico del entrenamiento directivo es preparar gente para asumir responsabilidades en una sociedad democrática.
  2. Examinar la aplicación de los métodos de conducción de grupos.
  3. Comprender de qué manera el grupo resulta más eficiente.
  4. Estudiar nuestra contribución al grupo, evaluar nuestras fuerzas y debilidades; mejorarnos y de esta forma tener la esperanza de servir al grupo y a la comunidad.

Como individuos con un complejo arrastre de necesidades a ser satisfechas, podemos encontrar más de una satisfacción parcial a través de nuestras relaciones con otras personas o grupos de personas. Reunirse en grupos para satisfacer nuestras necesidades es un imperativo tanto en grupos de trabajo como en grupos comunitarios, siendo ellos esenciales para nuestra supervivencia.

Esa es la causa por la cual muchos sociólogas han brindado tantas energías al estudiar el "cómo" y el "por qué" de las relaciones de los individuos y grupos. Las conclusiones resultantes demuestran que las personas rinden más trabajando en equipo. El grupo alcanza sus objetivos con un mínimo de tensiones y un máximo de satisfacción personal. Todo el conjunto participa y asume responsabilidades. Esto significa establecer un clima amistoso donde se pueda actuar llanamente, aprendiendo a ser un participante útil, sabiendo que será ayudado en todo y tratado con simpatía y cordialidad.

Trabajo en equipo
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